Sistema integrado de gestión SIG

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas cuenta con un Sistema Integrado de Gestión el cual garantiza la efectividad y asegurar que los servicios y productos son conformes con los requisitos de las normas internacionales ISO, los requisitos internos, la normatividad vigente que le aplica a la Entidad y de las partes interesadas identificadas. Su documentación e implementación está bajo las directrices, políticas y objetivos que se socializan a través de la página web e intranet de la Unidad.

El Sistema Integrado de Gestión de la Unidad cuenta con 6 sistemas:

1. Sistema de Gestión de Calidad

2. Sistema de Gestión de Seguridad y Privacidad de la Información

3. Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo

4. Sistema de Gestión Ambiental

5. Sistema de Gestión de Registros y Documentos

6. Modelo Estándar de Control Interno

Por lo anterior, el 2 se septiembre de 2013 se formalizó la adopción del Sistema Integrado de Gestión y ha surtido actualizaciones a través de la Resolución 0569 del 2017 y la Resolución 02728 del 2021. A su vez el 30 de julio de 2014 se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno a través de la Resolución 0479 de 2014, que aplican lo establecido en la ley 872 de diciembre 30 de 2003 y el decreto 0943 del 21 de mayo de 2014.

El Comité Institucional de Gestión y el Desempeño en el mes de julio del 2020 aprobó la inclusión de un nuevo sistema “Gestión Documental y Archivo”, sistema que inicia su implementación bajo la normas internacionales ISO 30300 e ISO 30301.

El mapa de procesos ayuda a visualizar todos los procesos, procedimientos y actores claves, además, permite identificar la línea operativa de la entidad. Navegue en la imagen para consultar los documentos relacionados a cada proceso
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**Partes interesadas del SIG: Víctimas del Conflicto Armado, Entidades del Orden Nacional y Territorial, Organizaciones Privadas, Sociedad, Comunidad Internacional y Clientes Internos.

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas está comprometida con su misionalidad de garantizar la implementación de una política de víctimas efectiva, eficiente, articulada e integral, con enfoque territorial, diferencial y de centralidad en las víctimas, que contribuya a la superación de su situación de vulnerabilidad, la reconstrucción de sus proyectos de vida y el goce efectivo de sus derechos, para ello, la Unidad para las Víctimas en cabeza de la Alta Dirección se compromete al mejoramiento continuo de sus procesos, la  revisión y cumplimiento de su Sistema Integrado de Gestión garantizando el fortalecimiento, modernización y adecuación de su institucionalidad cumpliendo los requisitos legales y suscritos por la entidad, la salvaguarda y disponibilidad final de la información, bajo los principios de transparencia, seguridad, privacidad  y confidencialidad, así como las condiciones de trabajo seguras, saludables y sostenibles, promoviendo acciones encaminadas a la prevención y mitigación de los impactos ambientales y la contaminación.

Objetivos:

  1. Fortalecer, modernizar y adecuar la institucionalidad para contribuir a la implementación de la política de víctimas del país integralmente con calidad, eficiencia, eficacia y efectividad, identificando, además, las necesidades de los usuarios, garantizando su participación y mejorando continuamente los procesos, el cumplimiento de los requisitos institucionales, legales, aplicables y demás requisitos suscritos por la entidad.

  2. Salvaguardar la información bajo los principios de seguridad, privacidad, confidencialidad e integridad con transparencia y efectividad en la gestión y promover la disponibilidad de activos y de la información que permita una adecuada toma de decisiones en materia de política de víctimas.

  3. Asegurar la memoria institucional y salvaguardar la documentación durante su ciclo de vida con controles que permitan mejorar la eficiencia y desarrollo de los procesos de la entidad en el marco de su fortalecimiento y adecuación institucional.

  4. Garantizar un ambiente de trabajo propicio que permita contar con condiciones de trabajo seguras, saludables y sostenibles y así contribuir al bienestar institucional a una cultura de autocuidado y a una adecuada implementación de la misionalidad de la Entidad.

  5. Impulsar estrategias, programas y controles necesarios para alcanzar un mayor responsabilidad sobre la protección del medioambiente, por medio de la identificación de sus impactos ambientales, establecimiento, aplicación y evaluación de controles que permitan mejorar continuamente el sistema y el desempeño ambiental.

Esta política será comunicada y aplicada por todo el equipo humano de la Unidad y sus partes interesadas Política del Sistema Integrado de Gestión

*Fecha de aprobación: 28 de abril de 2023 en el Segundo Comité Institucional de Gestión del Desempeño.

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas creada mediante la Ley 1448 de 2011 como necesidad del conflicto armado interno colombiano, fundamenta su misionalidad en la formulación y ejecución de los planes, programas, proyectos y acciones específicas, tendientes a la atención y reparación integral de las víctimas.

La Entidad tiene como razón fundamental, velar por la prevención de los accidentes e incidentes de trabajo y las enfermedades laborales; así como contribuir al bienestar físico y mental de sus servidores públicos, contratistas, colaboradores y partes interesadas, para lo cual se compromete dentro del proceso de mejoramiento continuo con las siguientes directrices:

•        Proporcionar condiciones de trabajo seguras y ambientes saludables para prevenir lesiones y deterioro de la salud física y mental relacionados con el trabajo a través de actividades de prevención y promoción.

•        Cumplir con los requisitos legales y otros requisitos en términos de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como las directrices y procedimientos que formule la Unidad que sean pertinentes a los servidores públicos, contratistas, colaboradores y otras partes interesadas.

•        Identificar continuamente los peligros, valoración de los riesgos y determinación de estrategias de control a fin de eliminar los peligros y reducir los riesgos que puedan afectar la salud y la seguridad de los servidores públicos, contratistas y otras partes interesadas.

•        Implementar acciones de mejora continua del sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo a través de planes y estrategias que involucran todas las dependencias, procesos, actividades, productos y servicios de la Entidad tanto a nivel nacional como territorial.

•        Generar mecanismos que permitan garantizar que los servidores públicos, contratistas y otras partes interesadas, consulten y participen activamente en los procesos de toma de decisiones del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.

La Unidad para las víctimas, establece que la prevención y control de los riesgos ocupacionales, no es responsabilidad exclusiva del Grupo de Gestión de Talento Humano – Seguridad y Salud en el Trabajo, también de cada servidor público, contratistas, colaboradores y de aquellos que tienen bajo su responsabilidad grupos de personas o dependencias.

Esta política está disponible para todas las partes interesadas, debe ser entendida y acatada por servidores públicos, contratistas, colaboradores y otras partes interesadas, adicionalmente el SGSST, cumple los siguientes objetivos:

 

1.       Generar estrategias para mejorar las condiciones de trabajo seguras, saludables y sostenibles.

2.       Velar por la garantía del cumplimiento del plan anual de trabajo, así como los requisitos legales y otros aplicables, relacionados al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.

3.       Realizar actividades para la eliminación de los peligros y la reducción de los riesgos.

4.       Mejorar continuamente el SG-SST, para la seguridad y salud de los colaboradores y partes interesadas de la Unidad mediante acciones de monitoreo, revisión, evaluación y su retroalimentación.

5.       Fortalecer los mecanismos de comunicación, consulta y participación.

*Fecha de aprobación: 12 de septiembre de 2023 Comité Institucional de Gestión del Desempeño.

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, adherida al Pacto Global de las Naciones Unidas y en cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible, se compromete con la protección del medio ambiente, la prevención de la contaminación, la identificación de aspectos e impactos generados por la entidad, la gestión integral de residuos, el uso eficiente y ahorro de agua y energía, la reducción del consumo de papel y la implementación de compras sostenibles.

Igualmente se compromete a identificar y cumplir los requisitos legales y otros aplicables, destinar los recursos necesarios, fortalecer la comunicación y divulgación de los elementos del Sistema, la cultura y toma de conciencia entre las partes interesadas, implementar buenas prácticas ambientales y a su mejora continua, esto a través de planes y programas que involucren todas las actividades, productos y servicios en los procesos y sedes de la Unidad.

Adicionalmente, esta política cuenta con los siguientes objetivos:

  • Impulsar la cultura y toma de conciencia a través del fomento de iniciativas y buenas prácticas ambientales para una mayor responsabilidad ambiental.
  • Disminuir las consecuencias negativas que se generan sobre el ambiente mediante la ejecución del plan institucional de gestión ambiental-PIGA, con el fin de controlar los aspectos e impactos ambientales de las actividades, productos y servicios.
  • Fortalecer el desempeño ambiental de la entidad a través del seguimiento, medición, análisis y evaluación para la mejora del sistema.
  • Contribuir con el Pacto Global de las Naciones Unidas y fomentar el desarrollo sostenible mediante la implementación de acciones que generen un compromiso con el medio ambiente en articulación con las partes.
  • Asegurar la identificación y verificación periódica de los requisitos legales y otros aplicables a través de acciones de monitoreo y seguimiento para contribuir al Sistema de Gestión Ambiental de la entidad.

 

*Fecha de aprobación: 26 de abril de 2021 Comité Institucional de Gestión del Desempeño.

La política de gestión documental de la Unidad para las Víctimas tiene como alcance dar lineamientos para la gestión de información tanto física como electrónica, los cuales están articulados con los instrumentos archivísticos de la Unidad para estandarizar las buenas prácticas en la administración de los archivos de la Entidad.

Aplica y es responsabilidad de todos los funcionarios de la Unidad para las Victimas, requiere de la cooperación y coordinación de los procesos productores de la información articulada con los procesos de Planeación, Administrativa y Oficina de Tecnologías de la Información, para el cumplimiento de los objetivos de calidad de la información, garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los documentos. Adicionalmente contamos con los siguientes objetivos:

  • Estandarizar los controles para la creación, organización, consulta y disposición final de documentos en la Unidad.
  • Conservar la memoria institucional e histórica, y, el conocimiento de la Unidad.
  • Brindar a la entidad las evidencias documentales sobre las decisiones o actuaciones administrativas que le permitan defender sus intereses ante situaciones jurídicas.
  • Implementar y hacer seguimiento al Sistema Integrado de Conservación.
  • Generar una cultura de apropiación en torno a temas archivísticos para una administración más eficiente, transparente y cercana al ciudadano y víctimas del conflicto armado.

 

*Fecha de aprobación: 30 de enero de 2020 Comité Institucional de Gestión del Desempeño.

Política General del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información: la Unidad para las Víctimas gestiona, controla y salvaguarda la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de los procesos y de la población víctima, mediante la gestión de riesgos de seguridad de la información y la implementación de controles físicos y digitales para prevenir incidentes, promover la continuidad de las operaciones y desarrollar la cultura de seguridad de la Información. De igual manera, pretende cumplir con la normatividad vigente y otras disposiciones en el marco de la mejora continua del mencionado sistema.

La Unidad para las víctimas tiene como objetivos del sistema los siguientes:

I. Proteger la información y sistemas de información, según estándares que salvaguarden la confidencialidad, integridad y disponibilidad, de los activos de la Entidad.

II. Implementar los controles de seguridad de la información para mitigar, reducir o eliminar la divulgación, pérdida o modificación no controlada de los activos de la Entidad.

III. Realizar seguimiento a los eventos e incidentes de seguridad para obtener lecciones aprendidas y mejorar periódicamente el sistema de gestión de Seguridad de la Información.

IV. Promover, mantener y establecer la cultura de seguridad de la información en la Unidad para las Víctimas y partes interesadas.

V.  Incrementar la disponibilidad de servicios de TI y de operación, a través del plan de continuidad de negocio.

VI. Suministrar información confiable, íntegra, oportuna, accesible y de valor a la población Víctima.

 

*Aprobación mediante Resolución 03157 del 10 de noviembre del 2021.

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