1. Sistema Integrado de Gestión - SIG

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas cuenta con un Sistema Integrado de Gestión el cual garantiza la efectividad y asegurar que los servicios y productos son conformes con los requisitos de las normas internacionales ISO, los requisitos internos, la normatividad vigente que le aplica a la Entidad y de las partes interesadas identificadas. Su documentación e implementación está bajo las directrices, políticas y objetivos que se socializan a través de la página web e intranet de la Unidad.

El Sistema Integrado de Gestión de la Unidad cuenta con 6 sistemas:

  1. Sistema de Gestión de Calidad
  2. Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
  3. Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
  4. Sistema de Gestión Ambiental
  5. Sistema de Gestión Documental y Archivo
  6. Modelo Estándar de Control Interno

Por lo anterior, el 2 se septiembre de 2013 se formalizó la adopción del Sistema Integrado de Gestión y se actualizó el 16 de junio de 2017 por medio de la Resolución 0569 del 16 de junio de 2017. A su vez el 30 de julio de 2014 se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno a través de la Resolución 0479 de 2014, que aplican lo establecido en la ley 872 de diciembre 30 de 2003 y el decreto 0943 del 21 de Mayo de 2014.

El Comité Institucional de Gestión y el Desempeño en el mes de julio del 2020 aprobó la inclusión de un nuevo sistema "Gestión Documental y Archivo", sistema que inicia su implementación bajo la normas internacionales ISO 30300 e ISO 30301.

Mapa de procesos

El mapa de procesos ayuda a visualizar todos los procesos, procedimientos y actores claves, además, permite identificar la línea operativa de la entidad.

Navegue en la imagen para consultar los documentos relacionados a cada proceso

Direccionamiento Estratégico Gestión Interinstitucional Gestión de la Información Comunicación Estratégica Prevención de hechos victimizantes Registro y Valoración Servicio al ciudadano Gestión para la asistencia Reparación integral Participación y visibilización Control interno disciplinario Evaluación independiente Gestión de talento humano Gestión administrativa Gestión Contractual Gestión documental Gestión Jurídica Gestión Financiera

**Partes interesadas del SIG: Víctimas del Conflicto Armado, Entidades del Orden Nacional y Territorial, Organizaciones Privadas, Sociedad, Comunidad Internacional y Clientes Internos.

Política y objetivos del Sistema Integrado Gestión

La Unidad para las Víctimas implementa y mejora continuamente sus procesos de manera eficaz, eficiente y efectiva, ejecutando políticas, planes, programas y/o proyectos en el nivel nacional y territorial para la atención, asistencia y reparación integral en coordinación con el Sistema Nacional de Atención y Reparación Integral a las Víctimas – SNARIV, y con la participación de las Víctimas y demás partes interesadas, en cumplimiento de los requisitos legales como contribución a la reconciliación y la paz.

De igual forma, se compromete a establecer mecanismos que aporten a la gestión de aspectos e impactos ambientales asociados a las actividades de la entidad, preservar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información, así como trabajar permanentemente en la prevención de accidentes de trabajo y enfermedades laborales.

  1. Atender, asistir y reparar de manera efectiva a las víctimas del conflicto armado interno.
  2. Coordinar de manera eficaz y eficiente a las entidades que conforman el SNARIV en lo concerniente a la atención, asistencia y reparación integral a las víctimas.
  3. Contribuir al Fortalecimiento del proceso de participación efectiva de las víctimas y los diferentes actores sociales en los espacios definidos por la ley.
  4. Administrar los riesgos del sistema integrado y fomentar la cultura para su prevención.
  5. Cumplir la normativa nacional vigente aplicable al Sistema Integrado de Gestión en sus componentes de calidad, ambiental, MECI, seguridad y salud en el trabajo y seguridad de la información.
  6. Mejorar continuamente los procesos para garantizar la calidad en el servicio que presta la Unidad.
  7. Proteger la información y sistemas de información de la Unidad para la Atención y Reparación Integral las Víctimas según los más altos niveles de control de confidencialidad, integridad y disponibilidad.
  8. Implementar programas que de manera responsable contribuyan en disminuir las consecuencias negativas que se generan sobre el ambiente, con el fin de controlar los aspectos e impactos ambientales producto de las actividades operativas de la Unidad para las Víctimas.
  9. Desarrollar programas de promoción y prevención que contribuyan a disminuir la accidentalidad y la incidencia de enfermedades laborales, así como acciones de autocuidado y cuidado emocional de los equipos de trabajo en pro de la mejora continua del Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo.

*Fecha de aprobación: 30 de julio de 2018. Se actualizó en el Comité Institucional de Gestión del Desempeño.

Política y Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo

La Unidad de atención y reparación integral a las víctimas creada mediante la ley 1448 de 2011 como necesidad del conflicto armado interno Colombiano, fundamenta su misionalidad en la formulación y ejecución de los planes, programas, proyectos y acciones específicas, tendientes a la atención y reparación integral de las víctimas.

Conscientes del valor del talento humano, la unidad fundamenta su política de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, basada en la promoción y mantenimiento de las mejores condiciones de trabajo seguras y saludables, para lo cual se compromete con las siguientes acciones:

  • Destinar recursos económicos, materiales y equipo humano para cumplir los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Cumplir con los requisitos legales y de otra índole en términos de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como las directrices y procedimientos que formule la Unidad que sean pertinentes a los funcionarios de planta, contratistas, colaboradores, visitantes, proveedores y otras partes interesadas.
  • Promover la calidad de vida laboral y la integridad física, mental y social en búsqueda de eliminar los peligros y reducir los riesgos en la salud de los trabajadores y la mejora continua en el ambiente laboral de la Unidad.
  • Generar en nuestros funcionarios de planta, contratistas, colaboradores, visitantes, proveedores y otras partes interesadas; una cultura de auto cuidado, mediante el reporte de actos y condiciones inseguras, así como la participación en las actividades del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Asegurar la identificación continua de los peligros, valoración de los riesgos y determinación de estrategias de control a fin de eliminar los peligros y reducir los riesgos, en miras de prevenir incidentes, accidentes de trabajo o enfermedades laborales que puedan afectar la salud y la seguridad de nuestros funcionarios de planta, contratistas, colaboradores, visitantes, proveedores y otras partes interesadas.
  • Poner a disposición los medios de comunicación para la consulta y participación de los trabajadores y de sus representantes, en los procesos de toma de decisiones del sistema de gestión de la SST.

La Unidad establece acciones para mejorar continuamente su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, desarrollando planes y estrategias que involucran todas las áreas, procesos, actividades, productos y servicios de la organización tanto a nivel nacional como territorial.

Esta política está disponible para todas las partes interesadas, debe ser entendida y acatada por funcionarios, contratistas y colaboradores de la Unidad, adicionalmente contamos con los siguientes objetivos:

  1. Asegurar el cumplimiento del plan anual de trabajo así como los requisitos legales y otros aplicables, relacionados al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
  2. Generar acciones para mejorar las condiciones de trabajo seguras, saludables y sostenibles.
  3. Realizar actividades para la eliminación de los peligros y la reducción de los riesgos.
  4. Promover la cultura de reporte de actos y condiciones inseguras y autocuidado.
  5. Fortalecer los mecanismos de comunicación, consulta y participación.
  6. Mejorar continuamente el SG-SST, para la seguridad y salud de los colaboradores y partes interesadas de la Unidad.

*Fecha de aprobación: 30 de enero de 2020 Comité Institucional de Gestión del Desempeño.

Política y Objetivos de Gestión Ambiental

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, adherida al Pacto Global de las Naciones Unidas y en cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible, se compromete con la protección del medio ambiente, la prevención de la contaminación, la identificación de aspectos e impactos generados por la entidad, la gestión integral de residuos, el uso eficiente y ahorro de agua y energía, la reducción del consumo de papel y la implementación de compras sostenibles.

Igualmente se compromete a identificar y cumplir los requisitos legales y otros aplicables, destinar los recursos necesarios, fortalecer la comunicación y divulgación de los elementos del Sistema, la cultura y toma de conciencia entre las partes interesadas, implementar buenas prácticas ambientales y a su mejora continua, esto a través de planes y programas que involucren todas las actividades, productos y servicios en los procesos y sedes de la Unidad.

Adicionalmente, esta política cuenta con los siguientes objetivos:

  1. Impulsar la cultura y toma de conciencia a través del fomento de iniciativas y buenas prácticas ambientales para una mayor responsabilidad ambiental.
  2. Disminuir las consecuencias negativas que se generan sobre el ambiente mediante la ejecución del plan institucional de gestión ambiental-PIGA, con el fin de controlar los aspectos e impactos ambientales de las actividades, productos y servicios.
  3. Fortalecer el desempeño ambiental de la entidad a través del seguimiento, medición, análisis y evaluación para la mejora del sistema.
  4. Contribuir con el Pacto Global de las Naciones Unidas y fomentar el desarrollo sostenible mediante la implementación de acciones que generen un compromiso con el medio ambiente en articulación con las partes.
  5. Asegurar la identificación y verificación periódica de los requisitos legales y otros aplicables a través de acciones de monitoreo y seguimiento para contribuir al Sistema de Gestión Ambiental de la entidad.

*Fecha de aprobación: 26 de abril de 2021 Comité Institucional de Gestión del Desempeño.

Política y Objetivos de Gestión Documental y Archivo

La política de gestión documental de la Unidad para las Víctimas tiene como alcance dar lineamientos para la gestión de información tanto física como electrónica, los cuales están articulados con los instrumentos archivísticos de la Unidad para estandarizar las buenas prácticas en la administración de los archivos de la Entidad.

Aplica y es responsabilidad de todos los funcionarios de la Unidad para las Victimas, requiere de la cooperación y coordinación de los procesos productores de la información articulada con los procesos de Planeación, Administrativa y Oficina de Tecnologías de la Información, para el cumplimiento de los objetivos de calidad de la información, garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los documentos. Adicionalmente contamos con los siguientes objetivos:

  1. Estandarizar los controles para la creación, organización, consulta y disposición final de documentos en la Unidad.
  2. Conservar la memoria institucional e histórica, y, el conocimiento de la Unidad.
  3. Brindar a la entidad las evidencias documentales sobre las decisiones o actuaciones administrativas que le permitan defender sus intereses ante situaciones jurídicas.
  4. Implementar y hacer seguimiento al Sistema Integrado de Conservación.
  5. Generar una cultura de apropiación en torno a temas archivísticos para una administración más eficiente, transparente y cercana al ciudadano y víctimas del conflicto armado.

*Fecha de aprobación: 30 de enero de 2020 Comité Institucional de Gestión del Desempeño.