1. Sistema Integrado de Gestión - SIG

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas cuenta con un Sistema Integrado de Gestión el cual garantiza la efectividad y asegurar que los servicios y productos son conformes con los requisitos de las normas internacionales ISO, los requisitos internos, la normatividad vigente que le aplica a la Entidad y de las partes interesadas identificadas. Su documentación e implementación está bajo las directrices, políticas y objetivos que se socializan a través de la página web e intranet de la Unidad.

El Sistema Integrado de Gestión de la Unidad cuenta con 6 sistemas:

  1. Sistema de Gestión de Calidad
  2. Sistema de Gestión de Seguridad de la Información
  3. Sistema de Seguridad y Salud en el Trabajo
  4. Sistema de Gestión Ambiental
  5. Sistema de Gestión Documental y Archivo
  6. Modelo Estándar de Control Interno

Por lo anterior, el 2 se septiembre de 2013 se formalizó la adopción del Sistema Integrado de Gestión y ha surtido actualizaciones a través de la Resolución 0569 del 2017 y la Resolución 02728 del 2021. A su vez el 30 de julio de 2014 se adoptó el Modelo Estándar de Control Interno a través de la Resolución 0479 de 2014, que aplican lo establecido en la ley 872 de diciembre 30 de 2003 y el decreto 0943 del 21 de mayo de 2014.

El Comité Institucional de Gestión y el Desempeño en el mes de julio del 2020 aprobó la inclusión de un nuevo sistema "Gestión Documental y Archivo", sistema que inicia su implementación bajo la normas internacionales ISO 30300 e ISO 30301.

Mapa de procesos

El mapa de procesos ayuda a visualizar todos los procesos, procedimientos y actores claves, además, permite identificar la línea operativa de la entidad.

Navegue en la imagen para consultar los documentos relacionados a cada proceso

Direccionamiento Estratégico Gestión Interinstitucional Gestión de la Información Comunicación Estratégica Prevención de hechos victimizantes Registro y Valoración Servicio al ciudadano Gestión para la asistencia Reparación integral Participación y visibilización Control interno disciplinario Evaluación independiente Gestión de talento humano Gestión administrativa Gestión Contractual Gestión documental Gestión Jurídica Gestión Financiera

**Partes interesadas del SIG: Víctimas del Conflicto Armado, Entidades del Orden Nacional y Territorial, Organizaciones Privadas, Sociedad, Comunidad Internacional y Clientes Internos.

Política y objetivos del Sistema Integrado Gestión

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas en cumplimiento de su misionalidad de atender, asistir y reparar integralmente a las víctimas del conflicto armado en Colombia, mejora sus procesos de manera efectiva articulados con los Objetivos de Desarrollo Sostenible; sus directivos, colaboradores, partes interesadas del nivel nacional y territorial se comprometen a:

- Cumplir con los requisitos de calidad de los productos y servicios que se generan por medio de los procesos y realizar una mejora continua con la participación efectiva de sus partes interesadas.

- Promover las condiciones de trabajo seguras, saludables y sostenibles en su equipo humano y otras partes interesadas, a través de la consulta y participación, buscando la eliminación de los peligros y la reducción de los riesgos, con el fin de mejorar continuamente el ambiente laboral, prevenir accidentes, incidentes, enfermedades laborales, para generar calidad de vida, bienestar y productividad.

- Proteger el medio ambiente y prevenir la contaminación estableciendo lineamientos para identificar, evaluar y controlar aspectos e impactos ambientales, con el propósito de generar estrategias que promuevan la excelencia ambiental, el desarrollo sostenible mejorando el desempeño ambiental.

- Gestionar, controlar y salvaguardar la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de los procesos y de la población víctima, mediante la gestión de riesgos de seguridad de la información y la implementación de controles físicos y digitales para prevenir incidentes, promover la continuidad de las operaciones y desarrollar la cultura de seguridad de la Información

- Asignar los recursos necesarios que permita incorporar una cultura institucional basada en la innovación, gestión del talento humano y gestión del conocimiento.

Esta política será comunicada y aplicada por todo el equipo humano de la Unidad y sus partes interesadas

Objetivos:

  1. Coordinar acciones eficaces y eficientes para atender, asistir y reparar a la población víctima, a través del fortalecimiento de la participación de usuarios y otras partes interesadas, la administración e identificación de riesgos, cumpliendo los requisitos identificados por la Unidad

  2. Garantizar la disponibilidad, confidencialidad e integridad de la información documentada en la entidad mediante la aplicación de estrategias y controles para una mayor transparencia y efectividad en la gestión.

  3. Reducir y racionalizar la información documentada de los sistemas de gestión mediante la implementación de buenas prácticas ambientales, tecnologías de punta y condiciones de trabajo seguras y saludables, con el fin de optimizar recursos y fortalecer los resultados de la entidad.

  4. Ejecutar las acciones necesarias para alcanzar la excelencia ambiental de la entidad, por medio de la identificación de sus aspectos e impactos ambientales, establecimiento, aplicación y evaluación de controles que permitan mejorar continuamente el desempeño ambiental.

  5. Implementar acciones para identificar los factores de riesgo que puedan afectar el desempeño de los servidores públicos y partes interesadas, con estrategias de control y mitigación de los peligros priorizados, cumpliendo las actividades programadas e incentivando la participación y consulta, con el fin de impactar en entornos laborales saludables.

  6. Proteger la información personal y sistemas de información según estándares e implementación de controles que salvaguarden la confidencialidad, integridad y disponibilidad de los activos de la entidad.

  7. Realizar seguimiento a los eventos e incidentes de seguridad de la información, vulnerabilidades técnicas y mejorar periódicamente el sistema de gestión de seguridad de la información.

  8. Fortalecer el compromiso con la calidad, excelencia e innovación a través de acciones que incidan en la toma de conciencia, cultura, apropiación y mejora continua del sistema integrado de gestión de la entidad.

  9. Fortalecer la toma de conciencia de las partes interesadas sobre los ODS, pacto global de naciones unidas y cambio climático, por medio de la implementación y socialización de buenas prácticas ambientales qué permitan contribuir con el desarrollo sostenible en la entidad.

*Fecha de aprobación: 31 de marzo de 2022. Se actualizó en el Comité Institucional de Gestión del Desempeño.

Política y Objetivos de Seguridad y Salud en el Trabajo

La Unidad de atención y reparación integral a las víctimas creada mediante la ley 1448 de 2011 como necesidad del conflicto armado interno Colombiano, fundamenta su misionalidad en la formulación y ejecución de los planes, programas, proyectos y acciones específicas, tendientes a la atención y reparación integral de las víctimas.

Conscientes del valor del talento humano, la unidad fundamenta su política de gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo, basada en la promoción y mantenimiento de las mejores condiciones de trabajo seguras y saludables, para lo cual se compromete con las siguientes acciones:

  • Destinar recursos económicos, materiales y equipo humano para cumplir los objetivos del Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Cumplir con los requisitos legales y de otra índole en términos de Seguridad y Salud en el Trabajo, así como las directrices y procedimientos que formule la Unidad que sean pertinentes a los funcionarios de planta, contratistas, colaboradores, visitantes, proveedores y otras partes interesadas.
  • Promover la calidad de vida laboral y la integridad física, mental y social en búsqueda de eliminar los peligros y reducir los riesgos en la salud de los trabajadores y la mejora continua en el ambiente laboral de la Unidad.
  • Generar en nuestros funcionarios de planta, contratistas, colaboradores, visitantes, proveedores y otras partes interesadas; una cultura de auto cuidado, mediante el reporte de actos y condiciones inseguras, así como la participación en las actividades del Sistema de Gestión de la Seguridad y Salud en el Trabajo.
  • Asegurar la identificación continua de los peligros, valoración de los riesgos y determinación de estrategias de control a fin de eliminar los peligros y reducir los riesgos, en miras de prevenir incidentes, accidentes de trabajo o enfermedades laborales que puedan afectar la salud y la seguridad de nuestros funcionarios de planta, contratistas, colaboradores, visitantes, proveedores y otras partes interesadas.
  • Poner a disposición los medios de comunicación para la consulta y participación de los trabajadores y de sus representantes, en los procesos de toma de decisiones del sistema de gestión de la SST.

La Unidad establece acciones para mejorar continuamente su Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo, desarrollando planes y estrategias que involucran todas las áreas, procesos, actividades, productos y servicios de la organización tanto a nivel nacional como territorial.

Esta política está disponible para todas las partes interesadas, debe ser entendida y acatada por funcionarios, contratistas y colaboradores de la Unidad, adicionalmente contamos con los siguientes objetivos:

  1. Asegurar el cumplimiento del plan anual de trabajo así como los requisitos legales y otros aplicables, relacionados al Sistema de Gestión de Seguridad y Salud en el Trabajo SG-SST.
  2. Generar acciones para mejorar las condiciones de trabajo seguras, saludables y sostenibles.
  3. Realizar actividades para la eliminación de los peligros y la reducción de los riesgos.
  4. Promover la cultura de reporte de actos y condiciones inseguras y autocuidado.
  5. Fortalecer los mecanismos de comunicación, consulta y participación.
  6. Mejorar continuamente el SG-SST, para la seguridad y salud de los colaboradores y partes interesadas de la Unidad.

*Fecha de aprobación: 30 de enero de 2020 Comité Institucional de Gestión del Desempeño.

Política y Objetivos de Gestión Ambiental

La Unidad para la Atención y Reparación Integral a las Víctimas, adherida al Pacto Global de las Naciones Unidas y en cumplimiento de los Objetivos de Desarrollo Sostenible, se compromete con la protección del medio ambiente, la prevención de la contaminación, la identificación de aspectos e impactos generados por la entidad, la gestión integral de residuos, el uso eficiente y ahorro de agua y energía, la reducción del consumo de papel y la implementación de compras sostenibles.

Igualmente se compromete a identificar y cumplir los requisitos legales y otros aplicables, destinar los recursos necesarios, fortalecer la comunicación y divulgación de los elementos del Sistema, la cultura y toma de conciencia entre las partes interesadas, implementar buenas prácticas ambientales y a su mejora continua, esto a través de planes y programas que involucren todas las actividades, productos y servicios en los procesos y sedes de la Unidad.

Adicionalmente, esta política cuenta con los siguientes objetivos:

  1. Impulsar la cultura y toma de conciencia a través del fomento de iniciativas y buenas prácticas ambientales para una mayor responsabilidad ambiental.
  2. Disminuir las consecuencias negativas que se generan sobre el ambiente mediante la ejecución del plan institucional de gestión ambiental-PIGA, con el fin de controlar los aspectos e impactos ambientales de las actividades, productos y servicios.
  3. Fortalecer el desempeño ambiental de la entidad a través del seguimiento, medición, análisis y evaluación para la mejora del sistema.
  4. Contribuir con el Pacto Global de las Naciones Unidas y fomentar el desarrollo sostenible mediante la implementación de acciones que generen un compromiso con el medio ambiente en articulación con las partes.
  5. Asegurar la identificación y verificación periódica de los requisitos legales y otros aplicables a través de acciones de monitoreo y seguimiento para contribuir al Sistema de Gestión Ambiental de la entidad.

*Fecha de aprobación: 26 de abril de 2021 Comité Institucional de Gestión del Desempeño.

Política y Objetivos de Gestión Documental y Archivo

La política de gestión documental de la Unidad para las Víctimas tiene como alcance dar lineamientos para la gestión de información tanto física como electrónica, los cuales están articulados con los instrumentos archivísticos de la Unidad para estandarizar las buenas prácticas en la administración de los archivos de la Entidad.

Aplica y es responsabilidad de todos los funcionarios de la Unidad para las Victimas, requiere de la cooperación y coordinación de los procesos productores de la información articulada con los procesos de Planeación, Administrativa y Oficina de Tecnologías de la Información, para el cumplimiento de los objetivos de calidad de la información, garantizando la integridad, disponibilidad y confidencialidad de los documentos. Adicionalmente contamos con los siguientes objetivos:

  1. Estandarizar los controles para la creación, organización, consulta y disposición final de documentos en la Unidad.
  2. Conservar la memoria institucional e histórica, y, el conocimiento de la Unidad.
  3. Brindar a la entidad las evidencias documentales sobre las decisiones o actuaciones administrativas que le permitan defender sus intereses ante situaciones jurídicas.
  4. Implementar y hacer seguimiento al Sistema Integrado de Conservación.
  5. Generar una cultura de apropiación en torno a temas archivísticos para una administración más eficiente, transparente y cercana al ciudadano y víctimas del conflicto armado.

*Fecha de aprobación: 30 de enero de 2020 Comité Institucional de Gestión del Desempeño.

Política y Objetivos de Gestión de Seguridad de la Información

Política General del Sistema de Gestión de Seguridad de la Información: la Unidad para las Víctimas gestiona, controla y salvaguarda la confidencialidad, integridad y disponibilidad de la información de los procesos y de la población víctima, mediante la gestión de riesgos de seguridad de la información y la implementación de controles físicos y digitales para prevenir incidentes, promover la continuidad de las operaciones y desarrollar la cultura de seguridad de la Información. De igual manera, pretende cumplir con la normatividad vigente y otras disposiciones en el marco de la mejora continua del mencionado sistema.

La Unidad para las víctimas tiene como objetivos del sistema los siguientes: 

I. Proteger la información y sistemas de información, según estándares que salvaguarden la confidencialidad, integridad y disponibilidad, de los activos de la Entidad. 

II. Implementar los controles de seguridad de la información para mitigar, reducir o eliminar la divulgación, pérdida o modificación no controlada de los activos de la Entidad. 

III. Realizar seguimiento a los eventos e incidentes de seguridad para obtener lecciones aprendidas y mejorar periódicamente el sistema de gestión de Seguridad de la Información. 

IV. Promover, mantener y establecer la cultura de seguridad de la información en la Unidad para las Víctimas y partes interesadas.

V.  Incrementar la disponibilidad de servicios de TI y de operación, a través del plan de continuidad de negocio.

VI. Suministrar información confiable, íntegra, oportuna, accesible y de valor a la población Víctima.

*Aprobación mediante Resolución 03157 del 10 de noviembre del 2021

                                                                Certificado de calidad ISO 9001:2015   -  Certificado de seguridad y salud en el trabajo ISO 45001:2015