Planear, normalizar, organizar y controlar el flujo de la información, documentos y registros producidos y recibidos en virtud de las funciones desarrolladas por la Unidad, desde su planificación hasta su disposición final, garantizando la preservación y conservación del patrimonio documental, mediante la adopción de prácticas y estándares normativos archivísticos proferidos por el AGN, así como los de calidad basados en la norma ISO 30301; orientados a la satisfacción de necesidades y expectativas de las partes interesadas.
Caracterización
Manuales
Programa de Gestión Documental
Instrumentos Archivísticos
Procedimientos
Consulta Préstamo y Devolución de Documentos
Procedimiento de Consulta Préstamo y Devolución de Documentos V2
Formato Préstamo de Documentos y/o Expedientes de Archivos de Gestión V3
Formato Planilla Control de Ingreso y Salida de las Bodegas de Archivo V1
Elaboración de Tabla de Retención Documental
Procedimiento de Elaboración y/o Actualización de Tabla de Retención Documental V4
Formato Tabla de Retención Documental V4
Formato Cuadro Resumen de Series y Subseries Documentales de las Tablas de Retención Documental V1
Formato Cuadro de Clasificación Documental V3
Transferencias Documentales
Procedimiento Transferencias Documentales V3
Formato Cronograma de Transferencias Documentales V1
Formato Acta De Transferencia Documental V1
Formato Acta de Eliminación Documental V2
Reconstrucción de expedientes y/o documentos
Procedimiento para la Reconstrucción de Expedientes y/o Documentos V1
Informe de pedida o Deterioro de Documentos o Expedientes V1
Manual para la Organización de Documentos Físicos y Electrónicos
Manual para la Organización de Documentos Físicos y Electrónicos V1
Lineamientos para Traslados Documentales de la Unidad para las Víctimas V2
Guía para La Conformación y Organización Física y Electrónica del Historial de Victimas V2
Formato Único de Inventario Documental FUID V3
Formato Registro de Ingreso Documental al Archivo de Gestión y Central de la Unidad V2
Formato Listado de Tipos Documentales del Expediente Único de Victimas V1
Formato Hoja de Control Archivos de Gestión V5
Formato Ficha Técnica para la Intervención de Archivos V3
Formato de Traslados Documentales V3
Control de la Información Documentada del SIG
Procedimiento Control de la Información Documentada V12
Modelo para Manual, Lineamiento o Metodología V2
Modelo para Guías, Instructivos, Protocolos V1
Modelo para Caracterización del Proceso V3
Lineamiento para la organización y numeración de actas de reunión V2
Instructivo para Elaboración y Codificación de Documentos y Registros del SIG V8
Instructivo para el Trámite de Publicaciones de Actos Administrativos al Diario Oficial V1
Formato para Cambios a los Documentos Del SIG V3
Formato Listado Maestro de Documentos Interno V4
Formato Listado Maestro de Documentos Externos V2
Caracterización
Manuales
Planes, Programas y Protocolos
Programa de Gestión Documental
Subprograma de Reprografía y de Digitalización con Fines Probatorios V2
Subprograma de Normalización de Formas y Formularios Electrónicos V2
Subprograma de Gestión de Documentos Electrónicos V2
Subprograma de Documentos Vitales o Esenciales V2
Subprograma de Documentos Especiales V1
Subprograma de Auditoría y Control V1
Subprograma de Archivos Descentralizados V1
Resolución 00783 -27 de Julio 2020 Adopción Programa de Gestión Documental
Instrumentos Archivísticos
Tabla Control de Acceso – TCA V1
Sistema Integrado de Conservación V2
Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo V1
Guía de Limpieza y Desinfección de Áreas de Archivo V1
Formato Planilla de Seguimiento Limpieza y Desinfección V1
Formato Monitoreo y Control V1
Formato Inspección de Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas V1
Instrumentos Archivísticos
Tabla Control de Acceso – TCA V1
Sistema Integrado de Conservación V2
Modelo de Requisitos para la Gestión de Documentos Electrónicos de Archivo V1
Guía de Limpieza y Desinfección de Áreas de Archivo V1
Formato Planilla de Seguimiento Limpieza y Desinfección V1
Formato Monitoreo y Control V1
Formato Inspección de Mantenimiento de Sistemas de Almacenamiento e Instalaciones Físicas V1